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​​​​Kit de communication

Vous trouverez dans le haut de cette page de la documentation pour travailleurs.

Des informations contextuelles sont également à la disposition de l'employeur : un manuel et une FAQ intéressante sur le déploiement de cette nouvelle application.

1 - Informations pour travailleurs

Vidéo

Si la lecture de vidéos YouTube n'est pas possible, vous pouvez également les télécharger ici.

 

Article concernant Monassurancegroupe

2 - Informations pour l'employeur

Manuel

Liste des assurés - down- & upload d' adresses e-mail professionnelles

Compléter l'adresse e-mail de l'assuré avec VLOOKUP

Foire aux questions


 

Vous trouverez ci-dessous une liste des questions les plus fréquentes sur le lancement de monassurancegroupe.vivium.be.

Elle est également disponible en version PDF : Français - Néerlandais - Anglais

Qu'est-ce que monassurancegroupe.vivium.be?

Tous les collaborateurs (salariés) qui bénéficient ou qui ont bénéficié d’une assurance de groupe chez Vivium via leur employeur peuvent retrouver des informations à ce sujet dans leur environnement personnel sur monassurancegroupe.vivium.be :

  • Un aperçu de leurs garanties. Sous « Mes contrats », le collaborateur retrouve les couvertures assurées dans le cadre de son assurance de groupe.
  • Une rubrique « Questions fréquentes » sur l’assurance de groupe.
  • Un espace personnel « Mon profil » avec leurs données personnelles.
  • Le Benefit Statement officiel : leurs garanties assurées en détail.

Ils n’y trouveront pas d’informations sur leur épargne-pension ou leur assurance vie personnelle.

Un collaborateur peut avoir plusieurs contrats pour une assurance de groupe et chaque contrat peut avoir son propre statut :

Polices actives:

De nouvelles primes alimentent encore ces contrats.
Les montants des garanties et la prime annuelle (totale) actuelle (sous « prime ») y figurent.

Il se peut exceptionnellement qu'aucune prime ne soit renseignée alors que votre contrat est actif. Par exemple parce que votre contrat de travail est (temporairement) suspendu (maladie de longue durée, interruption de carrière...).

Polices passives: Ces contrats ne font plus l’objet d’aucun versement de prime, mais contiennent encore des réserves (le montant déjà épargné).
On retrouve des montants au niveau des garanties mais plus au niveau de la prime.
Polices résiliées: Ces contrats ne font plus l’objet d’aucun versement de prime et ne contiennent plus de réserves.
Toutes les garanties et la prime sont à « zéro ».
Les réserves de ces contrats ont été soit liquidées, soit transférées vers un autre contrat.
Il est possible de consulter un contrat sur monassurancegroupe.vivium.be jusqu’à six mois après sa résiliation. Ensuite, ce n’est malheureusement plus possible.

 

Monassurancegroupe.vivium.be s’adresse à tous les collaborateurs qui, durant leur activité en tant que salarié, bénéficient ou ont bénéficié d’une assurance de groupe chez Vivium par l’intermédiaire de leur employeur, pour autant qu’elle contienne encore des réserves (un montant épargné).

Un contrat a-t-il été résilié parce que les réserves ont été versées ou transférées vers un autre contrat ? Dans ce cas, le contrat peut encore être consulté sur monassurancegroupe.vivium.be jusqu’à six mois après sa résiliation.

Non, votre collaborateur y retrouve uniquement les assurances de groupe (les contrats qui commencent par le numéro 530/……) dont il bénéficie actuellement ou dont il a bénéficié chez Vivium. L’épargne-pension et les assurances vie relèvent de la sphère privée du collaborateur et sont donc indépendantes de ce site web.

Non, en principe pas. Cela concerne uniquement les assurances de groupe pour les salariés. Il existe cependant quelques exceptions. Le principe est le suivant : si le numéro de contrat commence par 530/…, ce contrat est disponible sur monassurancegroupe.vivium.be.

Oui, si cet employeur précédent avait aussi souscrit une assurance de groupe chez Vivium (numéro de contrat 530/…) et pour autant que ce contrat n’ait pas été résilié. 

En effet, six mois après que toutes les réserves aient disparu d’un contrat, le contrat ne peut plus être consulté sur monassurancegroupe.vivium.be. Les réserves disparaissent d’un contrat parce qu’elles sont versées au bénéficiaire ou transférées vers un autre contrat.

​​​​​​​Vos collaborateurs n’ont pas accès à l’application sécurisée EB-Connect, qui vous permet de gérer votre assurance de groupe au quotidien.

Outre ses propres données relatives à l’assurance de groupe dont il bénéficie par votre intermédiaire, votre collaborateur peut éventuellement retrouver sur monassurancegroupe.vivium.be des contrats dont il bénéficiait auprès d’employeurs précédents. C’est uniquement possible si ces contrats étaient également souscrits auprès de Vivium et s’ils contiennent encore des réserves. Bien entendu, ces données ne sont pas visibles pour vous dans EB-Connect.

En plus, votre collaborateur a accès à l’écran « Mes contrats » dans l’application. Cet écran donne un aperçu pratique de toutes les garanties dont bénéficie votre collaborateur. Un tel écran n’existe pas sur EB-Connect, car EB-Connect est une application de gestion, tandis que monassurancegroupe.vivium.be vise à présenter des informations de manière globale. Le principe des deux environnements est donc différent.

Les Benefit Statements en PDF que votre collaborateur peut consulter sont les mêmes que ceux que vous trouvez dans EB-Connect. Votre collaborateur ne voit que le dernier Benefit Statement (actuel), tandis que vous disposez aussi de l’historique. Bien entendu, le collaborateur peut toujours enregistrer ou imprimer ses Benefit Statements et ainsi créer son propre archivage .

Oui, votre collaborateur n’est pas obligé d’utiliser monassurancegroupe.vivium.be. Nous l’invitons seulement – par e-mail – à visiter le site web.

Non, vous restez responsable de la tenue administrative des données des collaborateurs via EB-Connect. Cela permet d’éviter les erreurs et créer la confusion.

Un nouveau champ est prévu dans EB-Connect pour l’adresse e-mail professionnelle de votre collaborateur.

L’assuré peut cependant modifier la langue de ses Benefit Statements sur monassurancegroupe.vivium.be et indiquer et/ou modifier son adresse e-mail privée.

C’est possible dans deux cas :

  • Le contrat que le collaborateur recherche a été résilié ; il n’y a dès lors plus de réserves dans ce contrat depuis au moins 6 mois car elles ont été soit transférées vers un autre contrat ou liquidées.
  • Le numéro de registre national (ou le numéro BIS pour les étrangers) n’a pas été renseigné pour le contrat. C’est très rare, mais c’est possible. Vérifiez dans EB-Connect si le numéro de registre national (ou le numéro BIS pour les étrangers) est bien rempli et complétez-le si nécessaire. Le contrat deviendra alors le lendemain disponible pour le collaborateur en question.

Certainement. Un collaborateur étranger peut s’identifier au moyen du numéro BIS repris sur sa carte de séjour, via itsme, ou via le code de sécurité.

Une fois que vous avez importé les adresses e-mail professionnelles dans EB-Connect, monassurancegroupe.vivium.be est lancé pour vos collaborateurs.

Même si vous n’importez pas les adresses e-mail professionnelles, le site web est accessible aux personnes qui en connaissent l’adresse. Cette adresse (monassurancegroupe.vivium.be) figure en outre sur chaque Benefit Statement.

Si vous importez les adresses e-mail professionnelles de vos collaborateurs et que vous leur envoyez simultanément une communication d’entreprise interne à propos du nouveau site web, vous pouvez le promouvoir comme une plus-value vis-à-vis de vos collaborateurs.  Des modèles d’article pour votre intranet ou d’e-mail sont disponibles sur cette page-web.

Débuter l'utilisation de monassurancegroupe.vivium.be

Pour donner accès à monassurancegroupe.vivium.be à vos collaborateurs, Vivium a besoin de leur adresse e-mail professionnelle.

Vous pouvez transmettre ces adresses professionnelles à Vivium en téléchargeant un fichier Excel des assurés dans EB-Connect (Téléchargements – « Liste des assurés »).

Etape 1 : vous procédez au téléchargement « Liste des assurés ».
(côté droit de l’écran)


 

 

Etape 2 (maximum 1h plus tard) : via « Aperçu des actions » vous récupérez le téléchargement.
(côté gauche de l’écran)

Vous complétez les adresses e-mail professionnelles et sauvegardez le fichier Excel.
 


 

Etape 3 : vous nous renvoyez votre Excel via « Upload ».

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Le lendemain, les assurés recevront un e-mail les invitant à s’enregistrer sur monassurancegroupe.vivium.be. Ils pourront alors consulter leur dernier statut et leur Benefit Statement le plus récent.

Lors de l’enregistrement, nous demandons également à l’assuré son adresse e-mail privée. Ainsi, nous pouvons également le contacter par ce biais.

Si vous avez des collaborateurs qui n’ont pas d’adresse e-mail professionnelle, demandez-leur de renseigner sans faute leur adresse e-mail privée dès leur première visite sur le site web.

Lorsque vous complétez ou modifiez une adresse e-mail, votre collaborateur reçoit un e-mail de confirmation à cette adresse.

Lors de l’émission d’un nouveau Benefit Statement, votre collaborateur reçoit un e-mail à chaque adresse e-mail connue.  Il est ainsi informé qu’il y a eu un nouveau Benefit Statement.

Non, vous ne devez importer toutes les adresses e-mail professionnelles qu’une seule fois, lors du lancement de monassurancegroupe.vivium.be.

Si un nouveau collaborateur est affilié dans EB-Connect, nous vous demanderons d’indiquer l’adresse e-mail professionnelle de ce collaborateur. Le collaborateur transmettra alors lui-même son adresse e-mail privée via monassurancegroupe.vivium.be.

Vous ne devriez effectuer une nouvelle importation que dans le cas exceptionnel où toutes les adresses e-mail professionnelles changeraient (par exemple, en cas de nouveau nom de domaine à la suite d’un changement de nom de votre entreprise).            

Oui, dans l’application sécurisée EB-Connect, vous trouverez un manuel sous « FAQ » (en haut de l’écran) qui reprend toutes les étapes pour télécharger, compléter et importer à nouveau la liste des assurés.

Benefit Statement

Oui, Vivium continuera à vous envoyer les Benefit Statements sous format papier.

Mais vous pouvez décider de supprimer ce circuit papier.

Oui, c’est possible une fois que vous avez importé les adresses e-mail professionnelles.  Il vous suffira alors d’en informer votre gestionnaire personnel. Il mettra ainsi fin à l’envoi de ces documents sous format papier.

Vivium doit -en principe- toutefois disposer d’au moins une adresse e-mail par assuré afin que nous puissions joindre vos collaborateurs.

Vous pouvez vérifier que tout le monde a bien indiqué au moins une adresse e-mail en téléchargeant la liste des assurés (au format Excel) (« Liste des assurés »).

Vous y verrez :

  • les personnes dont l’adresse e-mail privée nous est connue (Y/N),
  • les personnes pour lesquelles Vivium imprime encore un Benefit Statement sous format papier,
  • l’adresse e-mail professionnelle que nous avons enregistrée pour chaque personne.​​​​​​​

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Si vous n’avez pas d’adresse e-mail professionnelle pour certains collaborateurs, le mieux est de les encourager à nous communiquer eux-mêmes une adresse e-mail privée.

Si ce n’est pas possible, vous devez veiller à ce que ces collaborateurs continuent à recevoir un Benefit Statement sous format papier. Voyez ci-dessous comment procéder.

Bien sûr. Si vous avez supprimé les Benefit Statements sous format papier par le biais de votre gestionnaire personnel, vous pouvez maintenir des envois sous format papier en établissant des exceptions de trois manières.

Possibilité n° 1 :  via un téléchargement « Aperçu des assurés »

Vous téléchargez le fichier « Liste des assurés » dans EB-Connect et vous indiquez les personnes pour lesquelles vous souhaitez encore recevoir un Benefit Statement sous format papier. Réimportez ensuite la liste.

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​​​​​​​Possibilité n° 2 :  via les données personnelles du collaborateur concerné

Vous indiquez cette information dans les données personnelles du ou des collaborateurs concernés dans EB-Connect.
 

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Possibilité n° 3 : vous imprimez vous-même les Benefit Statements des collaborateurs concernés via EB-Connect.

Si vous nous communiquez les adresses e-mail professionnelles de vos collaborateurs, il y a peu de chance qu’ils ne reçoivent pas l’e-mail. Vivium assure toutefois le suivi ; si un mail n’a pas été distribué, nous vous contacterons si necessaire.

Le collaborateur est responsable de son adresse e-mail privée.
 

Adresses e-mail

Vous pouvez importer les adresses e-mail de vos collaborateurs en exportant, puis en réimportant un fichier Excel reprenant les assurés dans l’application sécurisée EB-Connect.

Le manuel détaillé est disponible dans EB-Connect sous «FAQ » (en haut de chaque écran). 

Dans ce cas, vous mettez l’adresse e-mail privée si vous l’avez à votre disposition. Sinon, vous ne mettez rien.  Vous devez alors vous-même communiquer le lien monassurance.groupe.vivium.be à ces collaborateurs. Lorsqu’ils se connectent, ils pourront laisser eux-mêmes leur adresse e-mail privée.

Vous pouvez également ajouter ou modifier des adresses e-mails plus tard via ‘modification données personnelles’ ou via un nouveau téléchargement.

Si vous avez des collaborateurs sans adresse e-mail professionnelle et sans adresse e-mail privée, vous devez veiller à ne pas supprimer leur Benefit Statement sous format papier.

Lorsqu’un collaborateur se connecte pour la première fois à monassurancegroupe.vivium.be, nous lui demandons son adresse e-mail privée.  Il peut à ce moment décider de la renseigner plus tard. Par la suite, il pourra toujours la modifier à tout moment via « Mon profil » dans monassurancegroupe.vivium.be.

Nous prévoyons cette possibilité parce que certains collaborateurs préfèrent ne pas consulter le statut de leur assurance de groupe depuis leur lieu de travail. En outre, cela nous permet de garder le contact avec l’assuré également après son service actif chez vous (sortie de service/départ à la retraite).

Notez d'ailleurs que nous ajouterons bientôt un module «Liquidation» à monassurancegroupe.vivium.be. Ce module permettra de traiter le versement du capital pension complémentaire de manière entièrement numérique. Cela offrira aux travailleurs de nombreux avantages en matière de rapidité, de transparence, d’archivage des documents et de lutte contre la fraude.

Essayez de convaincre les collaborateurs qu’il est important que Vivium puisse garder le contact avec eux, et certainement lorsqu’ils quitteront la société, notamment pour le versement du capital pension.

Ils ne sont toutefois pas obligés de fournir une adresse e-mail privée. 

Aucun problème. Si votre collaborateur a une adresse e-mail professionnelle, il sera averti de la disponibilité de son nouveau Benefit Statement par ce biais.

Et si le collaborateur n’a pas non plus d’adresse e-mail professionnelle ? Dans ce cas, n’oubliez pas de créer une exception pour ce collaborateur si vous décidez de supprimer les Benefit Statements sous format papier.

EB-Connect

Les données de l’assuré auront un champ réservé à l’adresse e-mail professionnelle de l’assuré.

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En outre, le fichier de téléchargement « Liste des assurés » contiendra l’adresse e-mail professionnelle des assurés et vous pourrez y vérifier si nous disposons de l’adresse e-mail privée d’un assuré.

Vous avez supprimé les Benefit Statements sous format papier ? Vous pouvez encore vous faire envoyer certains Benefit Statements sous format papier pour les transmettre à un ou plusieurs de vos collaborateurs.
​​​​​​​Vous les transmettrez :

  • via les données personnelles, ou
  • via le fichier de téléchargement « Liste des assurés »
  • en imprimant vous-même les Benefit Statements.

Accès au site web

Non, monassurancegroupe.vivium.be ne nécessite aucun enregistrement et aucune gestion des utilisateurs. En tant qu’employeur, vous n’avez rien à faire.

Ils peuvent utiliser le même logiciel que pour accéder à Tax-on-web ou à Mypension. Le FAS (Federal Authentication Service) – un service public – se charge de sa gestion.  Les utilisateurs qui se connectent au site web de Vivium passent donc par les contrôles du FAS.

Le FAS propose plusieurs possibilités de connexion différentes et bien sécurisées et fournit le support nécessaire. Vous trouverez plus d’informations sur la page de connexion.

Questions sur le contenu de Monassurancegroupe

Le site web monassurancegroupe.vivium.be rend l’assurance de groupe plus accessible à vos collaborateurs. Ainsi, ce site web soutient les efforts que vous fournissez sur le plan extralégal.

Les infobulles (‘i’ à coté de chaque mot technique) et les sujets des FAQ répondent à de nombreuses questions.

Si cela ne suffit pas, vous restez la personne la mieux placée pour répondre aux questions de contenu. Bien entendu, vous pouvez toujours faire appel à votre gestionnaire attitré chez Vivium ou à votre account manager. Il ou elle se fera un plaisir de vous aider.